Die Erfahrungen aus der Corona-Pandemie bestärken die Bundesverwaltung auf ihrem Weg hin zu mehr Flexibilität bei den Arbeitsformen. Eine Entwicklung von der die Mitarbeitenden genauso wie die Arbeitgeberin profitieren.
Während die Bevölkerung dazu angehalten ist, ihre Mobilität möglichst einzuschränken, bewegt sich die Arbeitswelt gerade in Sieben-Meilen-Stiefeln. Digitale und flexible Arbeitsformen haben einen mächtigen Schub erfahren. Corona hat auch die Mitarbeitenden der Bundesverwaltung grösstenteils ins Home-Office versetzt. Was vor einem Jahr eher die Ausnahme war, ist nun für viele Alltag geworden.
Home-Office auf dem Prüfstand
Vielleicht die wichtigste Erkenntnis aus der Krise: Die Bundesverwaltung «funktioniert» auch, wenn wir nicht in den Büroräumlichkeiten arbeiten können. Bereits vor Corona waren flexible Arbeitsformen zu einem wichtigen Thema der Arbeitgeberin Bundesverwaltung geworden. Als es im Frühjahr schnell gehen musste, waren die technischen Voraussetzungen für sichere und effiziente Telearbeit bereits vorhanden. Die Ausnahmesituation, die wir seit bald einem Jahr erleben, erweist sich nun als Härtetest. Es hat sich gezeigt, dass räumliche und zeitliche Flexibilität keine Hypothek für gute Arbeit ist: Der Ort tritt in den Hintergrund, die Aufgabenerfüllung in den Vordergrund.
Wenn unnötiges Pendeln wegfällt und die Tagesstruktur weitgehend individuell gestaltet werden kann, trägt dies viel zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben bei. Andererseits ist es noch wichtiger, dass die Arbeitsabläufe in den Teams gut aufeinander abgestimmt sind und der Austausch intensiv gepflegt wird. Auch werden andere Anforderungen an die Führung gestellt. Unter dem Strich profitieren Mitarbeitende ebenso wie die Arbeitgeberin. Zudem werden die Verkehrsträger entlastet, wodurch die Umwelt geschont wird. Das Bewusstsein für diese Vorteile konnte in den letzten Monaten geschärft werden.
Flexible Arbeitsformen werden weiterentwickelt
Der Bundesrat hat deshalb das Eidgenössische Finanzdepartement (EFD) beauftragt, neue Rahmenbedingungen für flexible Arbeitsformen in der Bundesverwaltung zu erarbeiten. Damit gemeint ist weit mehr als Home-Office. Es geht generell um mobiles, orts- und teilweise zeitunabhängiges Arbeiten. Dazu braucht es eine ganzheitliche Betrachtungsweise, welche die Themenbereiche Personalrecht, Arbeitsorte und Gebäudekonzepte, IT-Ausstattung und Datensicherheit sowie die Unternehmens- und Führungskultur miteinbezieht.
Der Weg in die neue Arbeitswelt kann auch Ängste oder Zweifel hervorrufen, denn Digitalisierung und flexible Arbeitsformen erfordern neue Kompetenzen und Arbeitsweisen sowie viel Selbstdisziplin. Die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden müssen deshalb bei der Ausgestaltung der Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Über einen konkreten Vorschlag soll der Bundesrat spätestens im Frühjahr 2021 entscheiden.
Wurde die Arbeitgeberin Bundesverwaltung von der Corona-Krise kalt erwischt? Teilweise ja - obwohl mobiles, flexibles Arbeiten schon vor Corona praktiziert wurde. Jedoch überraschte uns – wie alle anderen Unternehmungen – das Tempo. Plötzlich war Homeoffice DIE Arbeitsform bei vielen Mitarbeitenden in der Bundesverwaltung. Dass es in den ersten Wochen Kapazitätsengpässe bei den IKT-Infrastrukturen für Fernzugriffe und Online-Konferenzen gab, ist nachvollziehbar. Diese konnten jedoch in kurzer Zeit behoben werden.
Welche Hürden müssen bei der Flexibilisierung überwunden werden? Es braucht auf verschiedenen Ebenen einen Effort. Sei es im Umgang mit den vorhandenen Informatik-Mitteln oder in der Art der Führung. Es braucht ein neues Führungsverständnis, da die physische Präsenz in den Büroräumlichkeiten teilweise entfällt. Eine gelebte Vertrauenskultur auf allen Stufen ist deshalb wichtiger denn je.
Die Bundesverwaltung ist Partner der Work Smart Initiative. Was bedeutet das? Die Work Smart Initiative setzt sich dafür ein, dass Unternehmen und Institutionen motivierende Rahmenbedingungen für Mitarbeitende schaffen. Seit März 2017 ist auch die Bundesverwaltung mit von der Partie. Der Weg in die «neuen» Arbeitswelten ist eine Herausforderung für die Organisation wie auch für die Mitarbeitenden. Im Netzwerk «Work Smart» können wir unsere Erfahrungen mit anderen Unternehmungen teilen und daraus Erkenntnisse für unseren Arbeitsalltag gewinnen.
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